¿Qué es la Administración de Proyectos?
La administración de proyectos consiste en la aplicación de herramientas, técnicas, habilidades y conocimiento durante el ciclo de vida de un proyecto para lograr los objetivos del mismo. Es responsabilidad del director del proyecto asegurarse que las técnicas de administración de proyectos sean aplicadas y seguidas.
Ciclo de vida de un proyecto
Según el PMBOK®, el ciclo de vida de un proyecto es “un conjunto de fases del proyecto que generalmente son secuenciales, cuyos nombres y números son determinados por las necesidades de control de la organización u organizaciones involucradas en el proyecto”.
Los proyectos pueden segmentarse en la siguiente estructura del ciclo de vida:
- Inicio del proyecto
- Organización y Preparación
- Realización del Trabajo
- Cierre del Proyecto
Los ciclos de vida nos permiten responder a los siguientes cuestionamientos:
- ¿Qué trabajo se debe realizar en cada fase?
- ¿Cuándo deben de generarse los entregables?
- ¿Quién está involucrado en las fases?
- ¿De qué manera se evalúa el principio y fin de cada fase?
Las fases del proyecto son divisiones dentro del proyecto, en donde se requiere algún control adicional para asegurar la compleción de un entregable mayor. Una fase del proyecto no es un Grupo de Procesos de Dirección de Proyectos.
Habilidades que todo buen director de proyectos debe tener
Frecuentemente las organizaciones nombran a sus expertos técnicos como directores de proyectos. Las habilidades y experiencia que los hicieron sobresalir en el campo técnico son equivocadamente confundidas con habilidades que los convertirán en buenos directores de proyectos. Esto no necesariamente es así.
Los directores de proyecto son personas con una visión general y múltiples habilidades en su repertorio. También son solucionadores de problemas, que utilizan múltiples “sombreros”. Es posible que ciertamente un director de proyecto posea habilidades técnicas, pero éstas no son un prerrequisito para ser un buen director de proyectos. El equipo de proyecto debe incluir algunos expertos técnicos, y es en estas personas en quienes se apoyará el director de proyecto para los detalles técnicos. El entender y aplicar buenas técnicas de administración de proyectos, junto con un sólido entendimiento de las habilidades de dirección, son los elementos básicos en la carrera de todo aspirante a director de proyectos.
Los directores de proyectos han sido comparados con los propietarios de pequeños negocios. Necesitan saber un poco de cada aspecto de la dirección. Las habilidades directivas incluyen cada área administrativa, desde la contabilidad hasta la planeación estratégica, supervisión, administración de personal y más.
Estas habilidades son necesarias en cada proyecto. Pero algunos proyectos requieren habilidades específicas en ciertas áreas de aplicación. Estos elementos, o áreas de aplicación, pueden ser definidos en múltiples formas: por grupo industrial (automotriz, farmacéutico, construcción), por departamento (contabilidad, mercadotecnia, ventas), por especialidad técnica (desarrollo de software, ingeniería, diseño) o especialidad administrativa (adquisiciones, investigación y desarrollo). Estas áreas de aplicación en general están relacionadas con especialidades, normatividad y/o los requerimientos específicos del proyecto, el cliente o la industria. El contar con experiencia en el área de aplicación en que te desarrollas, te dará una ventaja para la dirección de proyectos, ya que aunque puedes contar con especialistas con experiencia en el área de aplicación, no te hará daño entender los aspectos específicos de las áreas de aplicación de tu proyecto.
Habilidades administrativas, interpersonales y conceptuales
| Administrativas (Directivas) | Interpersonales | Conceptuales |
|---|---|---|
| Comunicación Organización y Planeación Presupuestación Manejo de Conflictos Negociación e Influencia Liderazgo Creación de Equipos y Motivación |
Liderazgo Creación de Equipos Motivación y Coaching Comunicación Efectiva y Escucha Activa Influenciar (Impactar) Toma de Decisiones Conciencia política y cultural Negociación Ventas y relaciones humanas |
Para lograr: Compromiso Integración Innovación Para ser digno de: Admiración Respeto Confianza |
Las habilidades administrativas (o directivas) generales enlistadas son la base de las mejores prácticas de dirección de proyectos. Su dominio (o falta de) afectará seguramente el resultado del proyecto. Las múltiples habilidades de un director de proyectos pueden, prácticamente, enumerarse con este orden sugerido de importancia.
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