Organizar el trabajo comienza por organizar nuestro espacio. Implica ordenar, tener disciplina, ser eficientes, mejorar la seguridad y por lo tanto mejorar la calidad de vida laboral.
Entre otras t茅cnicas, existe una de particular relevancia conocida como la T茅cnica de las 5S (esto viene del nombre de los 5 pasos en japon茅s: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke) o T茅cnica SOLES por sus siglas en espa帽ol: Seleccionar, Organizar, Limpiar, Estandarizar y Seguir los est谩ndares.
La T茅cnica SOLES busca crear un ambiente de trabajo ordenado, limpio y seguro, lo que ayuda a realizar nuestras tareas cotidianas con facilidad, rapidez y eficiencia, invirtiendo menos tiempo en buscar cosas (archivos, documentos, planos, etc.), repetir trabajos (por falta de instrucciones claras) o hacer lo que no se tiene que hacer (p.e. distracciones), actividades todas ellas que no agregan valor a la empresa ni al proyecto.
Al聽implementar adecuadamente la T茅cnica SOLES, se logran unificar criterios, tener las cosas ordenadas y en un lugar asignado (un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar), usar siempre informaci贸n actualizada y en referencia al proyecto, trabajar en el orden establecido, con la herramienta adecuada y entregar en la fecha y hora fijada.
En general las empresas ponen poca atenci贸n a estos aspectos b谩sicos de orden y estandarizaci贸n, ya que parecen carecer de importancia frente a otros asuntos m谩s “serios” o “graves” que requieren atenci贸n y resoluci贸n inmediata (p.e. atender a un cliente molesto, revisar el inventario, pagar la n贸mina, etc.), sin embargo cuando no se atienden los aspectos b谩sicos, estos pueden ser la causa de problemas mayores y generar situaciones que requerir谩n entonces una atenci贸n y resoluci贸n inmediata.
La T茅cnica consta de 5 pasos que deben ejecutarse ordenadamente, en el caso de los primeros tres, esto es, que debemos primero Seleccionar, luego Organizar y luego Limpiar, este 煤ltimo paso deber谩 ejecutarse de manera regular. Esto ayudar谩 a contar con un ambiente de trabajo optimo que fomenta la productividad, pero el verdadero reto est谩 en mantenerlo siguiendo los 煤ltimos dos pasos, Estandarizar la forma en que se realizar谩n estas actividades en la oficina y por 煤ltimo crear la disciplina para Seguir los est谩ndares y no recaer en viejos h谩bitos.
Esta t茅cnica permite a una empresa salir del nivel de CAOS ya que implica estructura, organizaci贸n y control. Adem谩s de ser el primer paso en la implementaci贸n de sistemas.
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