Planeación y manejo del tiempo

“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”. Víctor Hugo.

Administrar el tiempo debiera realmente expresarse como Administrarse a uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo del que se dispone. Conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para lograr resultados más eficaces.

Regularmente al pensar en la planeación o adminsitración del tiempo, nos vemos ante las tentadoras, pero erróneas, alternativas:

• Trabajar más rápido, aunque realizar las tareas con apuro debiera dejarnos algo de tiempo “sobrante”, en general se cometen más errores al trabajar bajo presión, al haber menos tiempo para pensar, planear y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas.
• Trabajar más tiempo, aunque el disponer de más horas de trabajo debiera permitirnos completar más tareas, en general robamos ese tiempo de otras actividades (generalmente el tiempo personal y después el familiar), que van desapareciendo para incrementar el tiempo laboral, esto además de generar estrés, nubla el juicio, siendo que problemas que pudieran resolverse en minutos por una mente fresca, podrían requerir horas para resolverse.

Esto sienta las bases para algunos de los mitos de la actualidad, en referencia al tiempo:

• El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente. FALSO.
• El hombre orquesta puede resolver lo que se requiera. FALSO.
• Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. FALSO.
• Los resultados son directamente proporcionales a la cantidad de trabajo realizado. FALSO.
• Hay que ahorrar tiempo, a través de soluciones sencillas y fáciles. FALSO.
• La gente produce más cuando trabaja contra reloj. FALSO.

Administrar el tiempo, o administrarte a ti mismo (como ya lo mencionamos), requiere entonces considerar tus actividades, horarios, prioridades, valores, metas y planeación, así como evitar a los Ladrones de tiempo (se refiere a llamadas inesperadas, visitantes, comidas de negocios, interrupciones no planeadas por compañeros o jefes, fallas en la delegación, apagar incendios).

Sabiendo que la satisfacción depende tanto de tus expectativas como de la realización; de mantener el equilibrio. Debemos considerar que las personas son más importantes que las cosas, y que debes comenzar por considerarte a ti mismo en tu adminsitración, con base en los siguientes 5 puntos:

1. Centrarte en principios.
2. Organizar tu vida en armonía con tus valores más profundos.
3. Definir tu propia misión (para dar dirección y propósito a tu día).
4. Equilibrar tu vida identificando roles (la estrella de 6 picos).
5. Planear desde un contexto más amplio (organización semanal sobre la perspectiva limitadora de un solo día).

También recuerda que, si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o en actividades innecesarias.

Puedes realizar una planificación eficaz si revisas tus metas y estableces tareas diarias específicas; determinas el tiempo que tomará realizar cada tarea; anticipas los obstáculos a lo que podrías enfrentarte y organizas tus tareas por orden de prioridad. Además verifica que tus metas estén en línea con tus valores, tengan un tiempo definido, sean claras y específicas, estén totalmente en tu control y que sean realistas.

Para terminar, recuerda que el tiempo en un recurso no renovable, no se puede recuperar el tiempo perdido, así que para mejorar la adminsitración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo lo estás ocupando actualmente; desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado.

El tiempo no vuela, la escasez de tiempo es una ilusión que resulta de administrarlo mal, el mejor generador de tiempo es la buena administración. Los peores ladrones de tiempo son la falta de planeación, el desorden, la indecisión, perder de vista tus objetivos y confundir lo importante con lo urgente.

Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay que preocuparse más por trabajar inteligentemente, que arduamente.