Organizar el trabajo comienza por organizar nuestro espacio. Implica ordenar, tener disciplina, ser eficientes, mejorar la seguridad y por lo tanto mejorar la calidad de vida laboral.

Entre otras técnicas, existe una de particular relevancia conocida como la Técnica de las 5S (esto viene del nombre de los 5 pasos en japonés: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke) o Técnica SOLES por sus siglas en español: Seleccionar, Organizar, Limpiar, Estandarizar y Seguir los estándares.

La Técnica SOLES busca crear un ambiente de trabajo ordenado, limpio y seguro, lo que ayuda a realizar nuestras tareas cotidianas con facilidad, rapidez y eficiencia, invirtiendo menos tiempo en buscar cosas (archivos, documentos, planos, etc.), repetir trabajos (por falta de instrucciones claras) o hacer lo que no se tiene que hacer (p.e. distracciones), actividades todas ellas que no agregan valor a la empresa ni al proyecto.

Al implementar adecuadamente la Técnica SOLES, se logran unificar criterios, tener las cosas ordenadas y en un lugar asignado (un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar), usar siempre información actualizada y en referencia al proyecto, trabajar en el orden establecido, con la herramienta adecuada y entregar en la fecha y hora fijada.

En general las empresas ponen poca atención a estos aspectos básicos de orden y estandarización, ya que parecen carecer de importancia frente a otros asuntos más “serios” o “graves” que requieren atención y resolución inmediata (p.e. atender a un cliente molesto, revisar el inventario, pagar la nómina, etc.), sin embargo cuando no se atienden los aspectos básicos, estos pueden ser la causa de problemas mayores y generar situaciones que requerirán entonces una atención y resolución inmediata.

La Técnica consta de 5 pasos que deben ejecutarse ordenadamente, en el caso de los primeros tres, esto es, que debemos primero Seleccionar, luego Organizar y luego Limpiar, este último paso deberá ejecutarse de manera regular. Esto ayudará a contar con un ambiente de trabajo optimo que fomenta la productividad, pero el verdadero reto está en mantenerlo siguiendo los últimos dos pasos, Estandarizar la forma en que se realizarán estas actividades en la oficina y por último crear la disciplina para Seguir los estándares y no recaer en viejos hábitos.

Esta técnica permite a una empresa salir del nivel de CAOS ya que implica estructura, organización y control. Además de ser el primer paso en la implementación de sistemas.

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